La importancia de Los Datos para el Bien de Los Procesos
La importancia de los Datos para la mejora continua en una organización es relevante ya que nos va permitir la posibilidad de obtener el máximo beneficio de los procesos, adherir valor y acompañar la evolución de la organización. Ligado a esto cae por su propio peso lo importante que es medir a la hora de tener datos. Como una de las regla básica del Risk Management tenemos: Que si nosotros podemos medir y registrar, podremos controlar y si controlamos, nosotros podemos dirigir EL PROCESO, no que el proceso nos maneje a nosotros.
La importancia de la recolección de datos es un factor que no es siempre bien valorado y en la visión integral de todo proceso de mejora continua es clave a la hora de establecer y seguir KPI y KRI. Una de las maneras que nosotros podemos crear mejoramiento es asegurando que las mediciones se hacen en el lugar que nos permiten saber la performan. Establecer una efectiva recolección de datos es un proceso que hay que pensarlo bien y que lleva una serie de pasos para establecerlo correctamente, tal como:
- Escriba que desea medir.-
- Defina el propósito de la data, cual es la razón de la recolección.-
- Determine si otra medida es apropiada para el propósito buscado.-
- Desarrolle la operación de la medición para aclarar y entender que medir.-
- Determine quién recolectara la data.-
- Determine cómo será la data recolectada, y como se mostrará, gráficos utilizados.-
- Como se llevara, frecuencia, forma continua.-
- Quien revisará o supervisará la data y con qué frecuencia.-
- Frecuentemente necesita revisionar el proceso para mejorar la recolección de datos.-
En resumen Medir significa establecer que Registrar y lo que se Registra permite Comparar, Analizar y todo lo que se analiza es posible Mejorar y por ende optimizar los Resultados.
En definitiva porque necesitamos medir:
- Para establecer la diferencia entre la percepción y la realidad.
- Reunir hechos e información para mejorar nuestras decisiones y acciones.
- Vencer el límite entre lo que pensamos hoy del proceso y moverlo hacia un pensamiento sin límites.
- Identificar, verificar áreas con problemas, cuellos de botellas, etc. que han permanecido invisibles.
- Mejor entendimiento del proceso y determinar cuáles factores son importantes y cuáles no. Que imputs se relacionan con tales outputs.
- Determinar si el proceso es estable o predecible.
- Para determinar influencia de insumos y/o proveedores.
- Para robustecer nuestros procesos.
- Para determinar promedios y variaciones que nos den un mayor entendimiento de cómo se comportan las variables de los procesos.
Para una gestión de alto nivel en mejora continua es muy importante el Foco en los Procesos; donde cada uno de los integrantes de la organización participa directamente como parte de su rol. Una organización de este tipo será una que tome el desafió de medir y mejorar todos sus procesos con el objetivo de construir el círculo virtuoso para liderar y crear una cultura de continua renovación que lo harán más preparado y competitivo frente a cualquier cambio o situación de crisis donde requiera rápida reacción.
El mejoramiento continuo de los Procesos es una de las ventajas competitivas que difundimos desde AVPS, y nos referimos a tener una estrategia que apunte a desarrollar el foco en las soluciones de tal manera de eliminar las causas de los problemas y la ventaja de tener datos es lo que nos permitirá estar más o menos cerca de las causas raíz o solución de los mismos. Una buena ventaja competitiva sería poder definir un KPI que nos muestre la evolución de un indice interno de solución de problemas y para eso la clave va ser Measure to Success. De esta manera se puede mostrar que toma relevancia el Risk Management permitiendo elevar el valor de los intangibles de la compañía, elementos estos de mucho futuro a la hora de evaluar empresas.
Carlos Cagna Vallino socio miembro ccagna@avpsonline.com